Lavoro: in azienda la giusta divisione degli spazi aumenta la produttività

L’evoluzione dei processi aziendali impone un cambiamento non solo nelle modalità di lavoro ma anche negli spazi fisici all’interno dei quali i dipendenti operano e vivono tutti i giorni, fianco a fianco.

Il vecchio ufficio di una volta, pensato come un luogo chiuso e privato nel quale svolgere la propria attività, è oggi qualcosa di anacronistico. Oggi è sempre più diffuso un modo di lavorare basato sulla collaborazione con colleghi che possono essere ovunque nel mondo. L’attività non è più concentrata in singoli ambienti ma in luoghi aperti e comunicanti.
Una buona comunicazione è un’arma in più per un’azienda che vuole migliorare la propria produttività.

L’assegnazione di un ufficio basata su criteri gerarchici è ormai un concetto destinato a morire. La visione odierna dello spazio lavorativo è diversa da quella del passato. Le aziende sembrano ormai aver capito che bisogna assegnare lo spazio di lavoro giusto al giusto lavoratore, chiedersi quindi chi ha bisogno di quell’ufficio e non chi ne ha diritto perché più in alto nella scala gerarchica aziendale.

Lo spazio a disposizione deve essere gestito venendo incontro non solo alle esigenze aziendali, ma anche a quelle dei dipendenti. Il posto di lavoro deve rispondere alle esigenze di flessibilità, mobilità e lavoro di squadra. Organizzare lo spazio nel modo giusto aiuta la produttività aziendale e facilità la collaborazione tra i dipendenti.

Un ambiente di lavoro fisicamente mal strutturato è spesso causa di perdite di tempo, uno spreco i cui aspetti negativi si riflettono sull’andamento della produzione.

Quante volte, per esempio, soprattutto negli ambienti di grandi dimensioni, i dipendenti perdono tempo prezioso nel fare avanti e indietro dal proprio ufficio a quello del collega con cui collaborano a qualche progetto. Questo capita perché molte aziende oggi commettono l’errore di considerare il cosiddetto tasso di utilizzo, cioè la quantità di spazio per persona, come il canone di riferimento tramite il quale misurare come le persone utilizzano lo spazio per lavorare. Idea sbagliata, perché in realtà, quando si organizza un luogo lavorativo bisogna tenere conto delle necessità dei dipendenti, di quelle dell’azienda, della diversità di figure che vivranno quello spazio e dei costi che derivano da tutto questo.

Per creare un ambiente di lavoro che permetta di ottenere alti rendimenti, chi è responsabile della progettazione e pianificazione dello spazio deve conoscere anche gli obiettivi dell’azienda, come si svolgono i processi produttivi e le esigenze di ogni singolo lavoratore.

Per questo motivo spesso sono gli stessi dipendenti, con le loro idee, a partecipare ai processi di strutturazione e creazione degli ambienti di lavoro. Essere in grado di assegnare gli spazi giusti alle persone giuste consente di riuscire anche a ricavare nuovi spazi da riutilizzare come luoghi d’incontro comuni per tutti i dipendenti aumentandone così la socialità e lo spirito di gruppo. Lo spazio virtuale creato da un’azienda ha la stessa importanza di quello fisico. Le nuove tecnologie aiutano il dipendente nel proprio lavoro e permette anche di aumentare i metri quadrati disponibili. Maggiore è lo spazio di lavoro conquistato dalla tecnologia, maggiori sono le opzioni a disposizione dei dipendenti sul come e dove svolgere il proprio lavoro. Avere a disposizione le migliori tecnologie aumenta la possibilità di collaborazione con i colleghi e i processi di lavoro. Inoltre, un ufficio moderno stimola in chi vi ci lavora la ricerca del benessere e dell’innovazione, tutti elementi fondamentali nel potenziamento del processo produttivo.

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