Smart Working: Tutto quello che ti serve per adottare lo Smart Working (e non fallire)

In un mondo dove si corre così velocemente, in cui i progressi della tecnologia dominano la scena, la parola d’ordine per ogni azienda è Digital Trasformation. E la Digital Transformation porta con sé anche lo Smart Working.

Eppure, è bene sottolineare che lo Smart Working non è soltanto infrastruttura tecnologica, ma anche e soprattutto un nuovo modello organizzativo, necessario ed indispensabile per il futuro di ogni impresa.

Smart Working significa lavorare in maniera intelligente, snellendo e ottimizzando i processi di lavoro, concedendo autonomia di tempo e di spazio a un lavoratore responsabile e più libero, attraverso la fiducia, la flessibilità, la collaborazione, il coinvolgimento, il dialogo con la tecnologia e la riprogettazione degli ambienti di lavoro, col risultato di ottenere un aumento della produttività e maggior benessere diffuso.

I dati presentati recentemente dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano sono chiarissimi: gli smart worker sono in crescita del 14% rispetto al 2016 e addirittura del 60% rispetto al 2013. Un totale di 305.000 lavoratori, ovvero l’8% del totale. E soprattutto, stanno meglio: sono più produttivi, organizzano meglio il proprio tempo personale e professionale, hanno rapporti interni e con i propri responsabili più sereni e costruttivi, sono più bravi e più efficaci nel lavorare in team e nel fare networking.

Tanto che, se il 70% dei potenziali Smart Worker passasse effettivamente a questo modello, la produttività procapite aumenterebbe del 15%, dato che equivale a circa 13,5 miliardi di euro di benefici indotti per il Paese, senza dimenticare un abbattimento delle emissioni di CO2 di 136 kg l’anno.

Lo Smart Working rappresenta prima di tutto un cambiamento culturale, un cambio di paradigma sia da parte delle organizzazioni che del lavoratore, ovvero dello Smart Worker.

Ma quali sono gli elementi essenziali per questo cambiamento?

L’organizzazione che vuole integrare nel suo sistema lo Smart Working, come ampiamente spiega Andrea Solimene nel suo Ebook “ The Smart Working Book” deve tenere presente questi 3 elementi:

  • Comportamenti, ovvero tutto quanto attiene all’organizzazione del lavoro, degli orari e l’approccio allo stesso;
  • Tecnologie, ovvero l’infrastruttura digitale necessaria per lavorare in questa modalità;
  • Spazi, ovvero il layout fisico dove materialmente si svolgono le attività lavorative quotidiane.

Quali sono i vantaggi?

Attraverso l’attivazione di questo modello organizzativo avanzato, le organizzazioni soddisfano diversi bisogni sia espressi, che indotti e che latenti, vediamone alcuni:

  • Ottimizzazione dei processi e dell’organizzazione;
  • Miglioramento del Work-life balance;
  • Innovazione e digitalizzazione;
  • Miglioramento della motivazione e della soddisfazione degli Smart Worker;
  • Sviluppo dell’autonomia e della fiducia;
  • Apprendimento continuo e certificazione delle competenze;
  • Lavoro per obiettivi, chiarificazione di essi e monitoraggio del loro raggiungimento.

Considerati questi e i molti altri vantaggi dello Smart Working, la domanda è: come prepararsi al meglio per un futuro che oramai è realtà?

Quali sono le competenze necessarie per essere uno Smart Worker?

Le competenze chiave per il lavoratore del domani sono:

Self Management.

Lo smart working si basa su nuovi modi di pensare e di organizzare il lavoro, necessariamente passando attraverso una ridefinizione delle due variabili intorno alle quali abbiamo costruito la nostra vita praticamente da sempre: lo spazio e il tempo.

Sulla componente tempo l’impatto dello smart working è più immediato, anche se meno tangibile: non si lavora più per quantità di tempo ma per qualità ed efficacia.

Sulla componente spazio, l’impatto è senz’altro più evidente, anche se la misurazione dei benefici in termini di aumento della produttività avviene su tempi più lunghi.

Pertanto è necessario effettuare :

  • L’organizzazione del proprio spazio di lavoro, che sia l’ufficio o la propria scrivania, è indispensabile ed è spesso una cosa molto personale: ognuno segue strategie diverse per ottimizzare al meglio lo spazio e aumentare così la propria produttività.
  • L’organizzazione della propria attività è un elemento necessario, che si articola attraverso diverse azioni, come stabilire le priorità, organizzare l’agenda ed effettuare la pianificazione delle proprie attività. E’ imprescindibile in questo caso considerare che, come le neuroscienze hanno confermato, la percezione del tempo è soggettiva, per cui è indispensabile essere consapevoli di come soggettivamente percepiamo e gestiamo il tempo, prima di approcciare a qualunque attività che richieda autonomia nella gestione del proprio tempo di lavoro.
  • Sviluppare Autonomia e Autodisciplina, imparando a gestire le interruzioni, gli imprevisti e la delega. Stabilire un piano di lavoro e rispettarlo, nonostante interruzioni continue o imprevisti sopraggiunti, può risultare complesso in un tempo in cui siamo iperconnessi e sempre online. Pertanto è importante acquisire e allenare le suddette competenze.

Emotional Skills.

Quello che ci motiva maggiormente è ciò che ci emoziona di più. In un contesto dove abbiamo sviluppato autonomia e responsabilità, è necessario essere consapevoli di quali sono le emozioni che spingono all’azione, in quanto rappresentano la prima leva di automotivazione, necessaria ed indispensabile per lavorare in un contesto di Smart Working e portare a termine i propri obiettivi.

Teamworking Skills.

Michael Jordan diceva:

«Con il talento si vincono le partite, ma è con il lavoro di squadra e l’intelligenza che si vincono i campionati».

Il nostro è un mercato competitivo in cui le diversità fanno la differenza e le persone possono rendere l’organizzazione di successo mettendo in campo i loro talenti, la loro resilienza, il problem solving e il pensiero creativo.
Possono determinare la vittoria o la sconfitta davanti alle sfide che si presentano ogni giorno, con un feedback da un cliente, con una vendita chiusa in più, con un prodotto migliore che fa ben parlare di te sui social.

Pertanto allena questa tua competenza e impara a fare gioco di squadra, apriti, non stare sulla difensiva, sii proattivo con proposte di coinvolgimento degli altri membri del Team, ascolta, costruisci una vision comune con loro, sentiti come una parte del tutto e non come un corridore in una gara senza fine.

Neo Leadership Umana 4.0.

Dai vita tu stesso ad un’organizzazione Smart, diventa un Leader Neo Umano nell’era del 4.0 coniugando l’innovazione con l’aspetto umano delle persone, sviluppando e allenando le competenze chiave della tua Leadership:

  • Visioning;
  • Auto – Consapevolezza;
  • Creatore di Relazioni;
  • Ambasciatore dell’Innovazione;
  • Execution;
  • Life Long Learning;
  • Inspiring.

 

Dunque…La parola d’ordine è cambiare, perché il mondo è già cambiato e continuerà a farlo, i modi di lavorare stanno evolvendo verso forme sempre più flessibili e tecnologiche, e chi non vuole restare fuori dal mercato deve necessariamente agire per comprendere, gestire e utilizzare a proprio vantaggio questo cambiamento.

Rosanna Silenti
Ceo di Oltriamo e Leadership Trainer

(Articolo originariamente pubblicato il 13 novembre sulla rivista Leadership & Management)

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Rosanna Silenti
Consulente Strategico d’Impresa e di Smart Working - CEO di Oltriamo
Ho lavorato per 12 anni come Direttore Generale e poi Amministratore di un gruppo societario con un fatturato di centinaia di milioni di euro.
Ho svolto un percorso formativo e lavorativo come Business Coach e Consulente aziendale, e sono oggi membro della APCO.
Sono l’asso nella manica di qualunque PMI che voglia migliorarsi e aumentare il proprio Business.

Per questo, il nostro motto è... andare oltre e portare «oltre» i nostri imprenditori e le loro PMI!
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